نقش دستگاه های حضور و غیاب در افزایش بهره وری سازمان

شناسایی کارمندان بی انگیزه با استفاده از دستگاه حضور و غیاب

دستگاه های کنترل تردد به عنوان یکی از ابزارهایی کاربردی دستیار مدیر، نقش بسزایی در رشد، کنترل و کاهش هزینه ها به ویژه هزینه های غیرضروری کسب و کارها دارد. تمام مجموعه های کاری اعم از کوچک و بزرگ برای حفظ انضباط کاری و پیشبرد اهداف در مدیریت منابع انسانی نیاز به استفاده از دستگاه های حضور و غیاب  داشته و به نوعی حق مسلم کارفرما و پرسنل برای اطلاع از گزارش تردد  هاست.

با توجه به اینکه حقوق و دستمزد مهمترین انگیزه کاری در هر واحد اقتصادی است بنابراین محاسبه دقیق و پرداخت به موقع آن سهم زیادی در افزایش بهره وری سازمان دارد. اما بدون استفاده از سیستم های کنترل تردد برای ثبت و مدیریت زمان ممکن است در تهیه گزارشات ورود و خروج پرسنل با مشکلات متعددی مواجه شوید. اما در صورت استفاده از دستگاه ساعت زنی و مطابق با قوانین اداره کار محاسبه دقیق حقوق و دستمزد با کمترین خطا و در کوتاهترین زمان ممکن میسر می شود.

خرید دستگاه های حضور و غیاب  به عنوان یکی از ملزومات اداری، علاوه بر جنبه اقتصادی منجر به کاهش هزینه های  سازمان، مرتبط با خطاهای انسانی در محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان خواهد شد. امروزه تکریم حقوق کارمندان و به طور کلی افزایش میزان رضایت شغلی یکی از فاکتورهای مهم در اعتبارسنجی شرکت ها و سازمان ها است که برای رسیدن به آن راه های زیادی پیش روی شما قرار دارد که براحتی میتوان با هزینه بسیار کم  آن ها راعملی نمایید ازجمله این راهکارها می توان  به موارد زیر اشاره کرد:

• در نظرگرفتن پاداش های ماهانه و سالانه متناسب با تلاش هر یک از افراد در سازمان و پیشرفت در عملکرد به این ترتیب شما می توانید انگیزه پرنسل از همکاری با مجموعه را افزایش دهید.
• ارائه آموزش های مستمر به نیروها و به روز نگه داشتن دانش و مهارت کارکنان متناسب با فیلد کاری
• اهمیت دادن به انضباط در سازمان به ویژه حضور کارمندان و جلوگیری از تعجیل و تاخیرهای بی مورد و تشویق کارمندان منضبط (این مورد نیز به راحتی با استفاده از داده های تردد ثبت شده در دستگاه های حضور و غیاب انجام قابل ارزیابی است)

چگونه با گزارش های دستگاه کنترل تردد کارمندان بی انگیزه را شناسایی کنیم؟

تمام این موارد علاوه بر افزایش انگیزه کارکنان سهم زیادی در بهبود و افزایش بهره وری در سازمان را دارد. اگر به عنوان مدیر و کارفرما افزایش رضایتمندی پرسنل و بهره وری سازمانی مهم است، در اولین فرصت نگاهی به گزارش های ثبت تردد ثبت شده در دستگاه حضور غیاب مجموعه خود بیاندازید. زیرا تردد نامنظم اولین نشانه بی انگیزه بودن پرسنل است. حضور به موقع در محل شرکت و انجام صحیح امور نشان دهنده انگیزه و میل به همکاری با مجموعه شماست.

این تنها یک بخش کوچک از اهمیت وجود دستگاه های حضور وغیاب برای تشخیص کارمندان بی انگیزه است. در یک مجموعه میزان اضافه کار و کسر کار پرسنل نیز می تواند به عنوان یک فاکتور مهم برای سنجش انگیزه در نظر گرفته شود. به عنوان مثال کارمندانی که کسر کار زیادی از جمله تعجیل در ترک محل یا تاخیر در ورود دارند نشان از بی انگیزه بودن برای حضور در محل است.

اما کارمندانی که دارای  ساعات اضافه کار بخصوص در پیک ترافیک کاری سازمان هستند، انگیزه بیشتری برای همکاری با مجموعه دارند که البته باید مورد بررسی قرار گیرد. زیرا در بسیاری موارد حضور بیش از اندازه در محل شرکت نه تنها ملاک رضایتمندی نیست بلکه به نوعی تنها برای افزایش دریافتی بدون انجام کار مفید است.

اما این مشکل نیز براحتی در نرم فزار حضور و غیاب قابل پیشگری است. به عنوان مثال پیش بینی قابلیت تعیین حداقل و حداکثر میزان اضافه کار در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم به منظور جلوگیری از تحمیل هزینه به سازمان هاست. در مواردی پرسنل بیش از تایم تعیین شده برای غذا به استراحت پرداخته چون هیچ انگیزه ای برای بازگشت به محل کار و انجام امور محوله ندارند. که خود منجر به هزینه شده و حتی برای این مشکل در نرم افزار نانوتایم امکان محاسبه ساعات استراحت کارمندان را به طور خودکار در نظر گرفته شده است.

تاخیر در ورود، تعجیل در خروج، اضافه کار بی مورد، استراحت بیش از اندازه همگی نشان از بی میلی اعضای یک سازمان برای بازگشت به واحد کار خود و پیگیری فرآیندهای در دست اجرا است. عواملی متعددی از جمله مشکلات درون سازمانی و حتی مشکلات شخصی می تواند منجر به کاهش انگیزه افراد در محیط کاری شود. اما شناسایی این افراد و کشف علت آن به طرز چشمگیری در افزایش بهروری سازمان و کاهش هزینه ها موثر است.

اما نکته قابل تامل این است که هرچند در بسیاری از سازمان ها از دستگاه کنترل تردد برای ثبت و مدیریت تردد پرسنل استفاده شده، اما هیچ گاه به جنبه های مدیریتی این ابزار کاربردی توجه نشده است. با مشاهده و آنالیز داده های دستگاه حضور و غیاب می توان به مهمترین عوامل بازدارنده و بی انگیزگی پرسنل و در نهایت  نتایج خوبی در جهت افزایش بازدهی سازمان رسید.

به نظر می رسد باید به بحث فرهنگ استفاده از دستگاه های کنترل تردد در سازمان ها و نقش کمکی آن در بهبود مدیریت سازمان توجه بیشتری کرد. توجه کنید که تنها خرید و استفاده از بهترین دستگاه های حضور و غیاب تاثیری بر روند  بهبود اوضاع نخواهد داشت مگر اینکه به عنوان مدیر طرح های تشویقی برای کارمندان خود در نظر بگیرید. به عنوان مثال تعیین منظم ترین کارمند و در نظر گرفتن طرح های تشویقی و پاداش می تواند نقش بسزایی در افزایش انگیزه کارمندان شما داشته باشد.

حتی گاهی باید طرح های جریمه هم برای کارمندانی که  تردد ناقص دارند( فقط تردد ورود یا خروج دارند) اعمال شود. تمایز قائل نشدن بین کارمندانی که به قوانین نظم سازمان احترام میگذارند با کارمندانی قوانین را زیرپا میگذارند از جمله مهمترین دلایل بی انگیزگی در محیط های شغلی است که میتوان با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب و ایده های تشویق و تنبیه تا حدودی کنترل نمایید.

بی نظمی در ثبت تردد های باعث میشود که ساعات کاری شما به درستی محاسبه نشود و تاثیر مستقیمی بر روی فیش حقوقی خواهد داشت و با کسر کار و کسر حقوق مسلما این میزان از بی انگیزگی در پرسنل افزایش می یابد. این مقاله به کمک کارشناسان واحد تحقیق و توسعه کمپانی نانوتایم ارائه کننده انواع دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار تخصصی کنترل تردد ارائه شده است. جهت کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت این شرکت به نشانی https://nanotime.ir/ مراجعه نمائید.

مهمترین عوامل بی انگیزگی درونی در کارمندان

نداشتن اعتمادبه نفس:

نداشتن اعتماد به نفس کافی باعث میشود شما سطح دانش و مهارت خود را همواره پایینتر از سایر کارکنان حس کنید و با مقایسه مداوم عملکرد خود با دیگران احسای پیشرفت و مفید بودن برای سازمان نداشته باشید. و یا پیش خود فکر کنید اگر من هم جایگاه شغلی فلان همکار را داشتم میتوانستم بهتر عمل کنم.

عدم برنامه ریزی برای پیشرفت شغلی:

نداشتن گاید لاین  برای مسیر شغلی و فکر کردن مداوم به اینکه بعد از همکاری با یک سازمان چه مشکلاتی ممکن است پیش بیاید همگی ناشی از عدم ترسیم چشم انداز شغلی برای شما میباشد. با گرفتن مشاوره و راهنمایی از افرادی که در زمینه شغلی شما تجربه دارند در کاهش این بی انگیزگی میتواند کمک کننده باشد، همچنین آموزش منظم و فرصت های توسعه، به بهبود انگیزه کارکنان کمک می کند، زیرا آنها این شرایط را فرصتی برای توسعه و بهبود مهارت ها و دانش خود می بینند.

عدم کنترل احساسات:

حساسیت بیش از اندازه بر روی مسائل  پیش پا افتاده در محیط کار از جمله سرک کشیدن در روابط بین کارمندان و بزرگ کردن مشکلات کوچک که منجر به کاهش تمرکز و کارایی نیرو ها در سازمان میگردد.