نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب

یکی از مهمترین دلایل استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب، ثبت و مدیریت دقیق ساعات کاری پرسنل به منظور محاسبه حقوق و دستمزد است. اما چالش‌ها از آنجا آغاز می‌شوند که بخواهیم از اطلاعات ثبت شده در دستگاه را به صورت دقیق و قابل تحلیل خروجی بگیریم. اگر این فرآیند به درستی انجام نشود، می‌تواند به جای حل مشکلات، خود به یک معضل بزرگ تبدیل شود. کوچکترین خطا در محاسبه ساعات کاری، منجر به اشتباهات جبران ناپذیر در محاسبه حقوق دریافتی پرسنل شده که علاوه بر نارضایتی آن‌ها منجر به خسارات مالی به سازمان می‌شود. در این مقاله به شما آموزش خواهیم داد که چگونه با عبور از این چالش‌ها، به راحتی و با دقت بیشتری از اطلاعات حضور و غیاب خروجی گرفته و برای محاسبه میزان کارکرد و حقوق و دستمزد پرسنل از آن‌ها استفاده کنید.

انواع روش های تخلیه دستگاه حضور و غیاب

همانطور که پیش تر هم به آن اشاره د روش های متفاوتی متناسب با تکنولوژی دستگاه حضور و غیاب برای تخلیه اطلاعات آن وجود دارد که از رایج ترین آن می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• استخراج اطلاعات دستگاه کنترل تردد با استفاده از فلش مموری و هارد
• تخلیه دستگاه طریق شبکه
• تخلیه اطلاعات دستگاه ساعت زنی به وسیله WiFi
• خروجی گرفتن با استفاده از پورت سریال

تخلیه اطلاعات دستگاه کنترل تردد پرسنل با استفاده از فلش مموری و هارد

یکی از ساده ترین روش های انتقال اطلاعات استفاده از فلش مموری و هارد اکسترنال است که بدون نیاز به اتصال مستقیم کامپیوتر به دستگاه حضور و غیاب انجام می شود. در ابتدا باید از فرمت فلش خود مطمئن شوید (فرمت قابل قبول برای این موضوع32 FAT است) سپس فلش مموری را به دستگاه متصل کرده و با استفاده از گزینه‌های موجود در منوی دستگاه، روش استخراج با پورت USB را انتخاب کنید. اطلاعات در قالب یک فایل به نام attlog.dat بر روی فلش ذخیره می شود. شما می‌توانید فایل را وارد سیستم حقوق و دستمزد کنسد یا با استفاده از داده‌های آن به محاسبه حقوق و دستمزد بپردازید. خروجی گرفتن از دستگاه حضور و غیاب با استفاده از پورت USB یکی از امن‌ترین و راحترین روش‌های موجود است.

تخلیه اطلاعات سیستم حضور و غیاب از طریق شبکه

یکی دیگر از روش های انتقال اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر استفاده از تکنولوژی شبکه است که به دوصورت استفاده از کابل LAN و IP STATIC قابل اجرا است. در حالت استفاده از کابل LAN باید حتما دستگاه حضور و غیاب و کامپیوتر مستقیم بهم متصل باشند سپس کاربر وارد نرم افزار شده و فایل اطلاعات را از داخل دستگاه واکشی می کنند.

اگر در این روش از IP STATIC استفاده شود هزینه بالاتر و در عین حالا ایمنی بیشتری را بدنبال دارد. البته به طور کلی انتقال اطلاعات به وسیله شبکه تضمینی برای انتقال کامل اطلاعات و جلوگیری از حذف و یا ازبین رفتن داده ها است.

 تخلیه اطلاعات دستگاه ساعت زنی به وسیله WiFi

یکی از روش های مرسوم و آسان دیگر برای دریافت فایل خروجی دستگاه حضور و غیاب استفاده از WIFI است. استفاده از این روش برای سیستم و دستگاه هایی که از قابلیت wifi پشتیبانی می کنند پیشنهاد می شود. همچنین می توان به این دستگاه های کنترل تردد ماژول های WIFI را متصل کرد. این ماژول ها قابلیت دریافت داده ها از دستگاه کنترل تردد و حضور و غیاب و منتقل کردن آن به کامپیوتر را دارند. سپس می توانید این اطلاعات منتقل داده شده را توسط نرم افزار حضور و غیاب بررسی کنید.یکی از بهترین ویژگی های استفاده از این روش این است که از سرعت و امنیت بسیار بالایی برخوردار است.

مزایای خروجی گرفتن از دستگاه به وسیله wifi

دریافت فایل خروجی از دستگاه حضور و غیاب مزایای خاص خود را دارد که در زیر به آنها اشاره خواهیم نمود:

• در صورتی که در محدوده مجاز قرار گرفته باشید، دیگر نیازی به سیم کشی کردن و استفاده از تجهیزات اضافه نیست. چون به راحتی می توانید به سیستم حضور و غیاب متصل شوید.
• با استفاده از شبکه WIFI می توانید به صورت همزمان اطلاعات چندین سیستم حضور و غیاب را با سرعت بالا تخلیه و مدیریت کنید.
• هزینه راه اندازی شبکه های بی سیم مانند WIFI در مقایسه با شبکه های کابلی برای شرکت های کوچک که بودجه کمی دارند، مقرون به صرفه تر است.

علاوه بر روش هایی ذکر شد در بالا استفاده از رابط های سریال RST32 و RS485 روش های دیگری برای انتقال داده بین دستگاه ساعات زن و کامپیوتر هستند که تقریبا منسوخ شده اند.

تخلیه دستگاه از طریق پورت سریال

با توجه به اینکه پورت سریال بر روی دستگاه‌های قدیمی موجود است، تقریبا می‌توان گفت این روش منسوخ شده و قابل استفاده نیست.

عوامل تاثیر گذار در روش انتقال اطلاعات سیستم حضور و غیاب

پارامتر و عوامل مختلفی برشیوه انتقال داده در دستگاه ساعت زن دخیل هستند که از جمله این موارد به گزینه های زیر می توان اشاره نمود:

شرکت سازنده دستگاه حضور و غیاب: شرکت سازنده دستگاه حضور تا حد زیادی بر شیوه وسرعت انتقال  داده ها تاثیر گذار است.

نوع دستگاه حضور و غیاب: بسته به مدل و نوع دستگاه حضور وغیاب سرعت و شیوه ی انتقال اطلاعات متفاوت خواهند بود

تنظیمات دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب: امروز با توجه به پیشرفت تکنولوژی انواع مختلفی دستگاه حضور و غیاب به وجود آمده اند هر یک از آنها از شیوه خاصی جهت انتقال اطلاعات استفاده می کنند که آگاهی از تنظیمات دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب برای بهبود سرعت و کیفیت انتقال اطلاعات مهم هستند.

مزایا و معایب دستگاه های حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب ابزاری است که برای ردیابی و نظارت بر ورود و خروج کارکنان در محیط‌های کاری طراحی شده است. این دستگاه با استفاده از کارت، اثر انگشت یا چهره، زمان دقیق ورود و خروج پرسنل را ثبت می‌کند و به کارفرمایان امکان می‌دهند تا ساعات کاری، دیر رسیدن، خروج زود هنگام، استراحت، اضافه کاری، مرخصی، مأموریت و غیبت را کنترل کنند.

دستگاه‌های حضور و غیاب، با استفاده از تکنولوژی‌های مختلف، ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کنند.  که در ادامه،  به  بررسی مزایا و معایب چند نوع دستگاه حضور و غیاب خواهیم پرداخت.

1. دستگاه‌های اثر انگشتی:
• مزایا:
• شناسایی دقیق: با استفاده از اثر انگشت، شناسایی کارکنان با دقت بالا انجام می‌شود.
• عدم نیاز به کارت: همیشه اثر انگشت خود را به همراه دارید و نیازی به حمل کارت ندارید.
• عدم نیاز به ناظر: دستگاه‌های اثر انگشتی بدون نیاز به ناظر عمل می‌کنند.
• معایب:
• هزینه بالا: هزینه خرید و تعمیرات دستگاه‌های اثر انگشتی معمولاً بیشتر از دستگاه‌های کارتی است.
• عدم تشخیص چهره: این نوع دستگاه ها از تکنولوژی های تشخیص چهره استفاده نمی کنند.
2. دستگاه‌های کارتی:
• مزایا:
• سادگی و قیمت مقرون‌به‌صرفه: دستگاه‌های کارتی ساده‌تر هستند و هزینه کمتری دارند.
• قابلیت تعریف ساعت‌ها و شیفت‌ها: می‌توانید ساعت‌ها و شیفت‌های مختلف را تعریف کنید.
• معایب:
• خطای انسانی: احتمال فراموشی کارت هنگام  ورود به محیط کار وجود دارد.
• نیاز به ناظر: برای کنترل تردد نیاز به ناظر برای جلوگیری از تقلب الزامی است.

دغدغه ی کارفرمایان هنگام استفاده از دستگاه های حضور و غیاب

یکی از مهمترین دغدغه های ذهنی کارفرماییان تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب (Discharge the attendance device information)  است. آیا تاکنون از خود پرسیده اید در هنگام جابجایی دستگاه حضور و غیاب چگونه می توان اطلاعات آن را تخلیه نمود ؟ یا اینکه چگونه می شود آخر هر برای محاسبه حقوق دستمزد کارکنان از اطلاعات آن استفاده نمود؟ ما در این مقاله قصد داریم شما را با انواع روش های تخلیه اطلاعات انواع دستگاه حضور و غیاب بدون خطا در فایل خروجی دستگاه آشنا کنیم.

انواع مختلفی از دستگاه های ساعت زن در بازار موجود است که هر یک از آنها دارای روش منحصر بفردی برای خروجی گرفتن از اطلاعات هستند. اما از مهم ترین و پرکاربردترین دستگاه ها می توان به سه مدل دستگاه اثر انگشتی، ثبت چهره و چشمی اشاره نمود. در ادامه با آموزش تخلیه دستگاه حضور و غیاب همراه شما هستیم.

 جمع بندی

امروزه خوشبختانه روش های مختلفی برای اطلاع از زمان حضور و غیاب کارکنان، و تخلیه اطلاعات حضور و غیاب آن ها وجود دارد. به صورتی که کافی است نیاز سنجی کرده و بر اساس تعداد کارکنان و اطلاعاتی که به آن ها نیاز دارید، ابتدا یک دستگاه حضور و غیاب مناسب خریداری نمایید. سپس بررسی کنید که چه عواملی در انتقال اطلاعات دستگاه حضور و غیاب تاثیر گذار است؟ سپس بهترین روش را برای نحوه انتقال اطلاعات و خروجی گرفتن از دستگاه های حضور و غیاب را برای کنترل تردد کارمندان انتخاب نمایید. برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت ما به نشانی https://nanotime.ir مراجعه نمائید.