مدیریت جلسه
مدیریت جلسه: چطور مثل یک پرو جلسه رو اداره کنیم؟
تو یه دنیای پر از جلسه چطور میشه یه جلسه خوب و موثر برگزار کرد؟
حالا دیگه همه میدونن که جلسه یه بخش مهم از زندگی کاری و حتی شخصی ماست. از جلسه کاری با تیم تا جلسه خانوادگی همه ما به یه نقطه مشترک میرسیم: چطور میشه یه جلسه خوب و موثر برگزار کرد؟
قبل از اینکه یه جلسه رو شروع کنیم باید به چند سوال جواب بدیم:
- هدفمون از این جلسه چیه؟ میخوایم یه موضوع رو بررسی کنیم؟ تصمیم بگیریم؟ یه ایده جدید رو مطرح کنیم؟
- چه افرادی باید در این جلسه حضور داشته باشن؟ حضور چه کسانی برای رسیدن به هدف جلسه ضروری هست؟
- چه مدتی برای جلسه کافیه؟ موضوع جلسه چقدر حساس و پیچیده هست؟
با جواب دادن به این سوالات میتونیم یه جلسه خوب رو شروع کنیم.
مرحله اول: آماده سازی و برنامه ریزی
موضوع جلسه رو با وضوح تعریف کن
اولین قدم برای مدیریت جلسه تعریف موضوع جلسه به صورت شفاف و کوتاه هست. موضوع جلسه باید به گونه ای باشه که برای همه افراد حاضر در جلسه قابل فهم و واضح باشه.
مثلا میتونیم به جای "بررسی وضعیت فروش" موضوع رو به این صورت تعریف کنیم: "بررسی و تحلیل عوامل کاهش فروش در فصل تابستان" .
مدت زمان جلسه رو مشخص کن
زمان جلسه باید با موضوع و اهداف جلسه مطابقت داشته باشه. اگر موضوع جلسه بسیار پیچیده و زمان بر هست مدت زمان جلسه باید بیشتر در نظر گرفته شه. اما اگر هدف جلسه بحث و مذاکره در مورد یه موضوع ساده هست مدت زمان جلسه میتونه کوتاه تر باشه.
یه توصیه دوستانه: از گذشتن از زمان جلسه خودداری کنید.
فهرست موضوعات رو تهیه کن
قبل از شروع جلسه میتونیم یه فهرست از موضوعاتی که باید در جلسه بحث و بررسی بشن تهیه کنیم. این فهرست میتونه به ما کمک کنه که از مسیر خودمون خارج نشی و تمام موضوعات مهم رو در مدت زمان محدود جلسه بررسی کنیم.
نکته جالب: فهرست موضوعات رو با اولویت بندی و برنامه ریزی برای هر موضوع نوشته بشه.
مکان و زمان جلسه رو اعلام کن
اعلام مکان و زمان جلسه باید به گونه ای باشه که تمام افراد حاضر در جلسه اطلاع کافی رو داشته باشن. همچنین باید مکان جلسه رو با تعداد افراد حاضر در جلسه مطابقت بدیم.
یه توصیه دوستانه: به همه افراد جلسه حداقل یک روز قبل از جلسه اطلاع بدیم.
نکات مهم برای آماده سازی جلسه
- قبل از شروع جلسه اطمینان حاصل کنید که همه چیز برای برگزاری جلسه آماده هست مثل وجود وسایل و تجهیزات لازم فضای مناسب و تهیه نوشیدنی و تنقلات.
- مطمئن بشن که تمامی افراد حاضر در جلسه به صورت برخط (آنلاین) یا به صورت حضوری به درستی به جلسه متصل بشن.
- قبل از شروع جلسه یه زمان کوتاه برای معارفه و خوش و بش در نظر بگیرید تا افراد حاضر در جلسه با هم آشنا بشن و فضای جلسه صمیمانه تر بشه.
مرحله دوم: هدایت جلسه
شروع جلسه رو با انرژی شروع کن
شروع جلسه باید با انرژی و هدفمند باشه. میتونیم با یک مقدمه کوتاه و جذاب موضوع جلسه رو معرفی کنیم و هدف از جلسه رو برای افراد حاضر واضح کنیم.
یه توصیه دوستانه: از یه داستان یا یه مثال جذاب برای شروع جلسه استفاده کنید.
قوانین جلسه رو به وضوح اعلام کن
قبل از شروع بحث میتونیم قوانینی رو که قرار هست در جلسه رعایت بشن برای افراد حاضر در جلسه اعلام کنیم. این قوانین میتونه شامل مواردی مثل زمان تکلم هر شخص نحوه ارائه نظرات و محیط مناسب برای بحث باشه.
یه توصیه دوستانه: قوانین رو با زبان ساده و واضح به صورت مکتوب یا شفهی اعلام کنید.
هدایت مباحث جلسه
مدیریت مباحث جلسه باید به گونه ای باشه که تمام موضوعات مهم در مدت زمان محدود جلسه بررسی بشن. از انحراف مباحث از موضوع اصلی جلسه جلوگیری کنید.
**یه توصیه دوستانه:** از یه زمان سنج برای مدیریت زمان جلسه استفاده کنید. ایجاد فضای مثبت برای بحث و مذاکره
ایجاد فضای مثبت برای بحث و مذاکره یکی از مهمترین نکات در مدیریت جلسه هست. باید از ایجاد فضای تنش و اختلاف نظر در جلسه جلوگیری کنید.
یه توصیه دوستانه: از زبان مثبت گوش دادن فعال و احترام به نظرات دیگران استفاده کنید.
مدیریت اختلاف نظرها
اختلاف نظر بین افراد حاضر در جلسه طبیعی هست. اما باید این اختلاف نظر ها رو به صورت مثبت و سازنده مدیریت کنید.
یه توصیه دوستانه: از مهارت مذاکره و حل مسئله برای حل اختلاف نظر ها استفاده کنید.
گرفتن نتایج و خلاصه سازی
در پایان جلسه باید به صورت خلاصه نتایج جلسه رو جمع بندی کنید و موارد مهم رو برای افراد حاضر تاکید کنید.
یه توصیه دوستانه: از ابزارهای بصری مثل چارت یا نمودار برای خلاصه سازی نتایج جلسه استفاده کنید.
تعیین وظایف و مسئولیت ها
در پایان جلسه باید وظایف و مسئولیت های هر شخص رو به صورت شفاف و واضح تعریف کنید. همچنین باید زمان حدودی برای انجام هر وظیفه تعیین کنید.
یه توصیه دوستانه: از ابزارهایی مثل لیست وظایف یا جدول وظایف برای تعریف وظایف و مسئولیت ها استفاده کنید.
مرحله سوم: پیگیری و ارزیابی جلسه
پیگیری وظایف و مسئولیت ها
پس از پایان جلسه باید وظایف و مسئولیت هایی که به هر شخص محول شده پیگیری بشن.
یه توصیه دوستانه: از ابزارهایی مثل ایمیل یا پیام برای پیگیری وظایف و مسئولیت ها استفاده کنید.
ارزیابی جلسه
در پایان جلسه باید جلسه رو از نظر محتوا مدت زمان و نحوه هدایت ارزیابی کنید.
یه توصیه دوستانه: از افراد حاضر در جلسه نظر بپرسید و از نظرات آنها برای بهبود جلسات آینده استفاده کنید.
نکات مهم برای مدیریت جلسه
- از زبان بدن و صدای خود برای برقراری ارتباط مثبت و مؤثر استفاده کنید.
- از ابزارهای بصری مثل اسلاید یا ویدئو برای جذاب تر کردن جلسه استفاده کنید.
- از تکنیک "تایم باکس" برای مدیریت زمان جلسه استفاده کنید.
- از تکنیک "پرسش و پاسخ" برای ایجاد تعامل و انگیزه در جلسه استفاده کنید.
نکات مهم در برگزاری جلسه آنلاین
- از ابزارهای مناسب برای برگزاری جلسه آنلاین استفاده کنید.
- مطمئن بشن که کیفیت صدا و تصویر در جلسه آنلاین مناسب باشه.
- از تکنیک "breakout room" برای برگزاری جلسات فرعی در جلسه آنلاین استفاده کنید.
جدول مقایسه ای برگزاری جلسه حضوری و آنلاین
| ویژگی | جلسه حضوری | جلسه آنلاین |
|---|---|---|
| تعاملات اجتماعی | بالا | پایین |
| کیفیت صدا و تصویر | عالی | متوسط |
| امکانات و تجهیزات | مناسب | متوسط |
| هزینه | بالا | پایین |
| انعطاف پذیری | پایین | بالا |
نتیجه گیری
مدیریت جلسه هنری هست که با تمرین و پیگیری میشه به آن تسلط پیدا کرد. از نکات مهم در مدیریت جلسه آماده سازی و برنامه ریزی هدایت جلسه و پیگیری و ارزیابی جلسه هست.
نکات مهم در مدیریت جلسه:
- داشتن هدف واضح از جلسه
- انتخاب مکان و زمان مناسب
- دعوت از افراد مناسب
- مدیریت زمان جلسه
- هدایت بحث و مذاکره
- ایجاد فضای مثبت برای بحث
- گرفتن نتایج و خلاصه سازی
- تعیین وظایف و مسئولیت ها
- پیگیری و ارزیابی جلسه
مطمئناً با تمرین و پیگیری شما هم میتونید به یه مدیر جلسه حرفه ای و موثر تبدیل بشن!
پرسش و پاسخ
۱. آیا میتونم از ابزارهای بصری مثل اسلاید در جلسات غیر رسمی هم استفاده کنم؟
بله استفاده از ابزارهای بصری میتونه جلسات غیر رسمی رو هم جذاب تر و موثرتر کنه. ۲. چگونه میتونم از انحراف مباحث از موضوع اصلی جلسه جلوگیری کنم؟
قبل از شروع جلسه میتونیم فهرست موضوعات رو با اولویت بندی و برنامه ریزی برای هر موضوع نوشته بشه. و با استفاده از زمان سنج برای مدیریت زمان جلسه میتونیم مطمئن بشن که تمام موضوعات مهم در مدت زمان محدود جلسه بررسی بشن.
۳. چطور میتونم در جلسه آنلاین تعامل با افراد حاضر در جلسه رو افزایش بدم؟
از تکنیک "breakout room" برای برگزاری جلسات فرعی در جلسه آنلاین استفاده کنید. همچنین میتونید از پرسش و پاسخ و نظرسنجی در جلسه آنلاین برای افزایش تعامل استفاده کنید.