ذینفعان چیست
ذینفعان: آشنایی با "معشوقه های" هر پروژه!
بیا با هم یه سر به دنیای پروژه ها بزنیم! هر پروژه مثل یه عشق و علاقه هست که افراد متفاوت با اهداف مختلف دور هم جمع میشن تا به هدف مشترک برسن. اما تو این عشق و علاقه یه سری "معشوقه" وجود دارن که هر لحظه قلبشون برای موفقیت پروژه می تپه! این "معشوقه" ها همون ذینفعان هستن.
ذینفعان کیان؟
ذینفعان افرادی هستن که به نوعی به پروژه ارتباط دارن و موفقیت یا شکست اون مستقیما روی اونها تاثیر می زاره. این افراد می تونن از داخل یا خارج سازمان باشن و منافع مختلفی رو دنبال کنن.
چرا شناخت ذینفعان مهم هست؟
شناخت ذینفعان پروژه مثل اینه که تو یه مهمانی بزرگ همه مهمانان رو بشناسی و بدون اینکه کسی از مهمونی راضی نباشه هر چیز رو در جای خودش قرار بدی. این شناخت به شما کمک می کنه که :
- نیازها و انتظارات هر ذینفع رو درک کنید.
- استراتژی مناسبی برای مدیریت ذینفعان طراحی کنید.
- از تضاد منفعت و مشکلات بین ذینفعان جلوگیری کنید.
- با اطمینان بیشتری به هدف پروژه برسید.
انواع ذینفعان:
ذینفعان رو می تونیم به دسته های مختلف تقسیم کنیم :
- ذینفعان داخلی: این افراد در داخل سازمان کار می کنن و مستقیما در پروژه درگیر هستن. مثال : مدیر پروژه اعضای تیم پروژه کارکنان بخش مربوط به پروژه.
- ذینفعان خارجی: این افراد در خارج از سازمان هستن اما موفقیت پروژه روی اونها تاثیر گذاره. مثال : مشتریان سرمایه گذاران دولت سازمان های نظارتی.
شناسایی و طبقه بندی ذینفعان
برای شناسایی ذینفعان پروژه می تونید از روش های متعددی استفاده کنید. یکی از روش های پرکاربرد استفاده از جدول ذینفعان هست.
جدول ذینفعان
| نام ذینفع | نقش | اهداف | تاثیر |
|---|---|---|---|
| مدیر پروژه | سرپرست پروژه | موفقیت پروژه در زمان و بودجه تعیین شده | زیاد |
| اعضای تیم پروژه | اجرای فعالیت های پروژه | رضایت از کار یادگیری مهارت جدید | زیاد |
| مشتری | دریافت خدمت یا محصول | رضایت از کیفیت قیمت و زمان تحویل | زیاد |
| سرمایه گذار | سرمایه گذاری در پروژه | بازگشت سرمایه رشد سود | زیاد |
مدیریت ذینفعان
حالا که ذینفعان رو شناختید نوبت مدیریت اونها هست! برای مدیریت موفق ذینفعان به این موارد توجه کنید :
- ارتباط مناسب : ارتباط روشن و شفاف با ذینفعان مهمترین قدم برای مدیریت اونها هست.
- مدیریت انتظارات : به ذینفعان بیان کنید که چه انتظاری از پروژه دارن و چه محدودیت هایی وجود داره.
- ارائه اطلاعات منظم : به طور منظم اطلاعات مهم پروژه رو با ذینفعان به اشتراک بگذارید.
- حل و فصل اختلافات : در صورت ایجاد تضاد منفعت به طور منصفانه و کارشناسی اختلافات رو حل کنید.
- توجه به نیازهای خاص : برای هر ذینفع برنامه مناسبی با توجه به نیازها و انتظارات او طراحی کنید.
موفقیت در مدیریت ذینفعان:
مدیریت ذینفعان مثل یه بازی چالش برانگیز هست که نیاز به استراتژی خلاقیت و مهارت ارتباط خوب داره. با توجه به نکات زیر موفقیت خود رو در این بازی تضمین کنید :
- مهارت ارتباط : ارتباط مناسب و شفاف کلید موفقیت در مدیریت ذینفعان هست.
- شنونده خوب بودن : به نظر و انتظارات ذینفعان با حوصله گوش کنید و اونها رو درک کنید.
- انعطاف پذیری : آماده باشید که در صورت نیاز برنامه ها رو تغییر بدید و به نظرات ذینفعان توجه کنید.
- صبر و حوصله : مدیریت ذینفعان نیاز به صبر و حوصله داره.
- تمرین و تکرار : با تمرین و تکرار مهارت های مدیریت ذینفعان رو بهبود بدید.
نکات مهم برای مدیریت ذینفعان
- به ذینفعان مثل "معشوقه" های پروژه نگاه کنید ! : توجه به نیازها انتظارات و منافع اونها موفقیت پروژه رو تضمین می کنه.
- از ابزار های مختلف برای مدیریت ذینفعان استفاده کنید : جدول ذینفعان نقشه ذینفعان و ..
- به ذینفعان ارزش بدید : به ذینفعان احترام بگذارید و با اونها با صداقت و شفافیت رفتار کنید.
- در ارتباط با ذینفعان فعال باشید : به طور منظم با ذینفعان در تماس باشید و اونها رو از پیشرفت پروژه مطلع کنید.
- خود را در کفش ذینفعان قرار دهید : از زاویه دید ذینفعان به پروژه نگاه کنید و نیازها و منافع اونها رو درک کنید.
نتیجه گیری
مدیریت ذینفعان یه هنر هست که با تمرین و تکرار می تونید به یه استاد در این هنر تبدیل بشید. به یاد داشته باشید که ذینفعان "معشوقه" های پروژه هستن و رضایت اونها مهمترین عامل موفقیت پروژه هست.
پرسش و پاسخ
1. چه طور می تونیم ذینفعان پروژه رو شناسایی کنیم؟
برای شناسایی ذینفعان به این موارد توجه کنید:
* چه کسانی از موفقیت پروژه سود می برن؟
* چه کسانی از شکست پروژه زیان می بینن؟
* چه کسانی روی پروژه تاثیر گذارن؟2. چگونه می تونیم انتظارات ذینفعان رو مدیریت کنیم؟
* با ذینفعان در مورد انتظاراتشون صحبت کنید و اونها رو مستند کنید.
* به ذینفعان توضیح بدید که چه انتظاری از اونها دارید.
* در مدت زمان مناسب به انتظارات ذینفعان پاسخ دهید.3. چه طور می تونیم ذینفعان رو در گیر پروژه کنیم؟
* به ذینفعان نقش فعالی در پروژه بدید.
* از ذینفعان برای بهبود پروژه ایده بگیرید.
* به نظرات ذینفعان احترام بگذارید و به اونها پاسخ دهید.با توجه به این نکات شما می تونید مدیریت ذینفعان رو با موفقیت انجام بدید و پروژه تون رو به یک عشق و علاقه موفق تبدیل کنید!