نحوه نوشتن نامه اداری
نامه اداری قله فتح نشده!
نامه اداری این غول تنومند با ظاهری خشک و جدی که هر روز باهاش روبرو می شیم. گاهی اوقات فکر می کنیم نوشتن این نامه ها مثل کوهنوردی به قله اورست یه کار غیرممکنه. اما نترس! ما با هم این قله رو فتح می کنیم و یاد می گیریم چطور به راحتی و با سبک و زیبایی نامه اداری بنویسیم.
مهمترین نکات برای نوشتن نامه اداری اینه:
- مخاطب را بشناس: اولین قدم برای نوشتن نامه اداری شناخت مخاطبه.
- موضوع رو به طور واضح و مختصر بیان کن: موضوع نامه باید در اولین سطر ذکر بشه.
- شروع نامه با سلام و عنوان: معمولا با کلمه "موضوع" یا "با سلام و احترام" شروع میشه.
- جملات رو کوتاه و مختصر بنویس: از جمله های بلند و پیچیده خودداری کن.
- از زبان ادبی و رسمی استفاده کن: در نامه اداری از کلمات محاوره ای و غیررسمی خودداری کن.
- در انتها با احترام و تشکر نامه رو به اتمام برسان: بهتره با کلمه "با احترام" و امضا نامه رو به پایان برسونیم.
ساختار نامه اداری
جدول 1: ساختار نامه اداری
| بخش | توضیح |
|---|---|
| سربرگ | نام و آدرس فرستنده |
| تاریخ | تاریخ نوشتن نامه |
| گیرنده | نام و آدرس گیرنده |
| موضوع | موضوع نامه به صورت مختصر و واضح |
| متن | محتوای نامه که باید به صورت منظم و با رعایت قواعد ادبی نوشته شود. |
| پای نامه | امضا نام و نام خانوادگی فرستنده |
| پیوست | در صورت وجود پیوست به نامه ذکر شود. |
چگونه نامه اداری با کیفیت بنویسیم
- توصیف موضوع و هدف نامه: موضوع رو در اولین سطر به طور واضح و مختصر بنویس.
- مخاطب رو بشناس: در نامه اداری با مخاطب مثل "جناب آقای" یا "محترم خانم" خطاب کن.
- نوشتن متن نامه: متن نامه باید منظم خوانا و با رعایت قواعد ادبی نوشته شود.
- نکات ادبی و زبانی: در نامه اداری از جمله های بلند و پیچیده خودداری کن.
- نوشتن پای نامه: پای نامه شامل امضا نام و نام خانوادگی فرستنده تاریخ و محل ارسال نامه است.
تکنیک های مفید برای نوشتن نامه اداری
- استفاده از فهرست و شماره گذاری: با استفاده از فهرست و شماره گذاری موضوعات رو به طور منظم و شفاف ارائه کن.
- استفاده از جدول: با استفاده از جدول می تونی اطلاعات رو به طور مرتب و خوانا ارائه کن.
- استفاده از نمودار: با استفاده از نمودار میتونی اطلاعات را به صورت تصویری و جذاب ارائه کن.
- استفاده از رنگ و فونت: با استفاده از رنگ و فونت میتونی نامه رو به طور جذاب و خوانا ارائه کن.
- استفاده از کلمات کلیدی: با استفاده از کلمات کلیدی میتونی مطمئن باشی که مخاطب موضوع نامه رو به راحتی درک می کنه.
نکات کلیدی برای نوشتن نامه اداری بی عیب و نقص:
- تمرین و مطالعه: برای نوشتن نامه اداری با کیفیت باید تمرین و مطالعه کنیم.
- استفاده از منابع مناسب: منابع متعددی برای یادگیری نحوه نوشتن نامه اداری وجود دارد.
- استفاده از نرم افزارهای ویرایش گر: نرم افزارهای ویرایش گر مثل Word به شما کمک می کنن تا نامه اداری رو به صورت حرفه ای ویرایش کنید.
نکات مهم در نامه اداری
- مخاطب را مورد خطاب قرار دهید: با مخاطب به طور احترام آمیز و با استفاده از کلمات رسمی خطاب کنید.
- از کلمات نامناسب و غیر رسمی خودداری کنید: در نامه اداری از کلمات محاوره ای و غیر رسمی خودداری کنید.
- اطلاعات رو به صورت شفاف و مختصر ارائه دهید: در نامه اداری باید اطلاعات رو به صورت شفاف و مختصر ارائه دهید.
- از جمله های بلند و پیچیده خودداری کنید: در نامه اداری از جمله های بلند و پیچیده خودداری کنید.
- نامه رو به طور منظم و خوانا بنویسید: نامه اداری باید به طور منظم و خوانا نوشته شود.
نکات اضافی
- برای نوشتن نامه اداری از قالب های از پیش تعیین شده استفاده کنید.
- قبل از ارسال نامه آن را با دقت بررسی کنید.
- از ابزارهای ویرایش گر برای بررسی املا و گرامر نامه استفاده کنید.
نتیجه گیری
نوشتن نامه اداری ممکنه در اول کمی سخت به نظر برسه اما با تمرین و مطالعه می تونید در این کار متخصص بشید. با رعایت نکاتی که در این مقاله مطرح شد می تونید نامه اداری رو به صورت حرفه ای و بی عیب و نقص بنویسید.
پرسش و پاسخ
1. چطور موضوع رو در نامه اداری به طور واضح و مختصر بنویسیم؟
برای این کار باید موضوع رو در اولین سطر نامه به صورت خلاصه و با استفاده از کلمات کلیدی بنویسیم. مثلا "در خصوص درخواست تمدید قرارداد" یا "در مورد صدور حواله".
2. چه ابزارهایی برای نوشتن نامه اداری وجود دارد؟
برای نوشتن نامه اداری می توان از نرم افزارهای ویرایش گر مثل Word Google Docs و LibreOffice استفاده کنید. همچنین می توانید از قالب های از پیش تعیین شده برای نوشتن نامه اداری استفاده کنید.
3. چه مواردی را در پای نامه باید ذکر کنیم؟
در پای نامه باید نام و نام خانوادگی فرستنده تاریخ و محل ارسال نامه را ذکر کنید. همچنین می توانید در صورت وجود پیوست به نامه آن را در پای نامه ذکر کنید.